Những tình huống thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử và cách xử lý

Hỏi: Doanh nghiệp xuất HĐĐT và đã gửi cho khách hàng mà quên không gửi cho cơ quan thuế cấp mã, 5 ngày sau doanh nghiệp mới gửi cho cơ quan thuế để cấp mã thì có được không?

Trả lời:

Doanh nghiệp thuộc đối tượng sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế thì doanh nghiệp phải gửi HĐĐT đã được cấp mã của cơ quan thuế cho người mua. Trường hợp doanh nghiệp gửi HĐĐT chưa có mã của cơ quan thuế cho người mua, thì đây là trường hợp sử dụng hóa đơn không hợp pháp theo quy định tại Khoản 9 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt về hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp. Doanh nghiệp phải lập HĐĐT mới gửi cơ quan thuế cấp mã sau đó gửi cho người mua hóa đơn đã có mã của cơ quan thuế.

Hỏi: Khi người nộp thuế sử dụng HĐĐT có mã cơ quan thuế thì có phải làm báo cáo BC hay bảng tổng hợp dữ liệu không? Nếu có, thì nộp theo tháng, hay theo quý và làm theo biểu mẫu nào?

Trả lời:

Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, khi doanh nghiệp sử dụng HĐĐT có mã thì không phải làm báo cáo BC hay bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT gửi cơ quan thuế. Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn không mã của cơ quan thuế.

Hỏi: Khi xuất hóa đơn cho người mua doanh nghiệp phát hiện có sai sót thì điều chỉnh như thế nào?

Trả lời:

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, trường hợp người bán phát hiện HĐĐT đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót, thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy HĐĐT có mã đã lập có sai sót vàlập HĐĐT mới. Khi người bán gửi thông báo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế để hủy hóa đơn, sau khi cơ quan thuế tiếp nhận về việc hủy hóa đơn thì Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hỗ trợ tra cứu toàn bộ thông bộ thông tin, trạng thái (hủy, điều chỉnh, thay thế...) trực tiếp trên Cổng. Đồng thời Tổng cục Thuế cũng đã nâng cấp để hỗ trợ cung cấp thông tin cho người mua theo hình thức gửi thông báo về việc hủy hóa đơn theo địa chỉ email của người mua đã đăng ký trên tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn hoặc trên hóa đơn trong trường hợp người mua chưa đăng ký sử dụng HĐĐT.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, trường hợp HĐĐT có mã của cơ quan thuế hoặc HĐĐT không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót, thì người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua.

Hỏi: Doanh nghiệp đăng ký sử dụng HĐĐT không mã của cơ quan thuế và đăng ký chuyển dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế thì phải làm gì?

Trả lời: Theo quy định Điều 3 và Điều 12 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì HĐĐT là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế theo định dạng của cơ quan thuế là sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML. Do đó người bán gửi cho người mua hóa đơn gốc định dạng XML. Người mua lưu giữ hóa đơn gốc định dạng XML để hạch toán, thanh toán và kê khai.

Hỏi: Khi giao cho khách hàng hóa đơn GTGT bản thể hiện có giá trị để thanh toán, hạch toán không hay phải lập hóa đơn chuyển đổi. Đơn vị lưu hóa đơn để hạch toán thì lưu bản thể hiện hay bản chuyển đổi?

Trả lời:

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 7 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP: Hóa đơn chuyển đổi thành hóa đơn giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ theo dõi, không có hiệu lực để giao dịch thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế./.

Văn Anh
Cục Thuế tỉnh